Office 365: Intranet mit Sharepoint

Zusammen mit Office 365 bekommt man ja neben einem Exchange- und Lyncserver auch einen Sharepointserver für die eigene Organisation in der Cloud. Sharepoint bietet sehr viele Möglichkeiten (man kann das nur schon am entsprechend langen Wikipedia Artikel ablesen). Vielleicht versuche ich später einmal, noch mehr von Sharepoint zu nutzen. Im Moment ging es aber nur darum, als totaler Anfänger einen Ersatz für unser bisheriges Intranet anzubieten.

Vereinfacht gesagt, gibt es eine hierarchische Struktur:

Webseitesammlung –> Webseite –> Webseiteinhalte

Obwohl man auf jeder Stufe Berechtigungen vergeben kann, habe ich mich nach einer kurzen Recherche dafür entschieden, für eigenständige Bereiche (z.B. das Führungshandbuch einer einzelnen Schulgemeinde) mit anderen Berechtigungen eine eigene Webseitesammlung zu eröffnen.

Dazu wählt man im “SharePoint Admin Center” –> “Websitesammlungen” und dann “Neu” –> “Private Websitesammlung”.

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Im sich öffnenden Fenster muss man Titel und Namen angeben, eine Vorlage auswählen und die Zeitzone richtig setzen.

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Die weitere Konfiguration nimmt man als Administrator unter Websites vor.

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Man kann nun die neue Website über die Suche öffnen.

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Über das Zahnrad rechts aussen kann man die Einstellungen der Website vornehmen.

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Als erstes habe ich die Berechtigungen angepasst. Besucher haben Leseberechtigung, Mitglieder können die Dokumente bearbeiten oder hochladen.

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Damit die Oberfläche möglichst einfach aussieht, habe ich unter Schnellstart alle Einträge gelöscht. Ziel ist es nur eine einfache Dateiablage ähnlich dem Explorer auf dem Computer anzubieten, die möglichst selbsterklärend für die Benutzer ist.

Über “Seite” –> “Seite bearbeiten” kann man den Begrüssungstext anpassen und die nicht benötigten Elemente entfernen.

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Danach habe ich links unten einen neuen Webpart “Dokumente” hinzugefügt.

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Standardmässig ist bei “Dokumente” eine Versionierung und die Funktion Ein- und Auschecken aktiviert, die ja sehr nützlich sein kann, wenn verschiedene Personen an den gleichen Dokumenten arbeiten. Bei uns ändern ja nur einzelne oder wenige Personen die Dokumente, die meisten haben nur Leseberechtigung. Daher sind diese Funktionen bei uns kein Mehrwert, sondern verkomplizieren nur die Handhabung.

Dazu wählt man bei “Dokumente” –> “Bibliothek” –> “Bibliothekeinstellungen” und danach “Versionsverwaltungseinstellungen”.

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Hier stellt man dann ein, dass “keine Versionskontrolle” nötig und auch das “Auschecken von Dokumenten” nicht erforderlich ist.

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Als letztes habe ich noch “Die heraufgestuften Websites unten verwalten” ausgewählt und die Website hochgestuft.

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Wenn sich nun eine Lehrkraft am Office 365 Portal anmeldet und Websites auswählt, kommt sie auf die Ansicht oben, kann auf die gewünschte Kachel klicken und kommt auf die entsprechende Website. Dort gibt es nur die Ansicht mit den Dokumenten. Mit “Datei suchen” wird nicht nur nach dem passenden Dateinamen, sondern auch im Inhalt der Dokumente gesucht.

Also nur einen kleinsten Bruchteil der Möglichkeiten von Sharepoint benutzt, aber dafür ist alles sehr einfach in der Handhabung.

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