Der Kanton St. Gallen hat als Bestandteil der „IT-Strategie AVS/Volksschule“ im Januar 2021 eine gemeinsame Schulverwaltungslösung ausgeschrieben. Der Zuschlag ging an Pupil. Weitere Informationen findet man auf der Kantonsseite.

Lehreroffice Hosting

Seit wir ohne lokale Server unterwegs sind, haben wir auch Lehreroffice aus der Cloud bezogen (Lehreroffice Hosting). Unsere Schulen wechseln auf Pupil im Slot 1, was bedeutet, dass unsere Lehrpersonen Lehreroffice bis zum Sommer 2024 noch benötigen (Jahreszeugnisse auf der Primarschule). Daher bezahlen wir Lehreroffice Hosting noch bis dahin. Ab Sommer 2024 wird alles nur noch in Pupil gemacht.

Bisher konnten die Lehrpersonen aber auch nach einem abgeschlossenem Schuljahr auf alte Semester zugreifen. Ein paar Beispiele:

• Diese Schülerin war doch letztes Jahr besser in Mathematik. Wie sehen die Bewertungsanlässe von damals aus?
• Mit den Eltern von diesem Schüler habe ich doch abgemacht, dass sie mithelfen und den Schüler in diesem Bereich unterstützen. Wie sahen meine Notizen zu diesem Gespräch aus.
• …

Die Daten zurückliegender Jahre sind aber leider in Pupil nicht vorhanden.

Aus diesem Grund müssen wir selber schauen, dass wir Lehreroffice unseren Lehrpersonen noch ein paar Jahre als Archiv zur Verfügung stellen können.

Server

Das Lehreroffice Hosting ist nur für ein paar wenige Zugriffe auf alte Jahre zu teuer. Ohne Hosting kann zwar nur von innerhalb des Schulnetzwerks zugegriffen werden (früher hatten wir einen eigenen Remotedesktopserver für den Zugriff von aussen). Aber das sollte für die wenigen Anwendungsfälle vertretbar sein.

Als Hardware werde ich einfach einen normalen (alten) PC im Keller laufen lassen. Windows 11 würde eigentlich völlig ausreichen, kann aber lizenzrechtlich nicht für die Zugriffe auf die Lehrerofficedatenbank verwendet werden. Man muss daher eine Serverlizenz einsetzen. Die kleinste, die für Schulen deutlich unter CHF 100.- / Jahr erhältlich ist, genügt.

Lehreroffice sollte man aus Performancegründen lokal auf den Clients installieren. So hat der Computer, auf dem die Datenbank läuft, keine grosse Last und auch keine speziellen Anforderungen. Er muss nicht wie unsere Server früher hochverfügbar sein und er muss auch kein ausgefeiltes Backup besitzen.

Sicherheit und Backup

Die Datenbanken ändern sich nach Sommer 2024 nicht mehr. Man muss also nur die Datenbanken zum Zeitpunkt, wenn man sie von Lehreroffice erhält, sichern (und nicht fortlaufend). Nicht einmal der Computer benötigt eine spezielle Sicherung. Falls etwas mit ihm sein sollte, stellt man einfach einen anderen Computer in den Keller, installiert das Datenbankprogramm neu und konfiguriert die Datenbanken erneut. Das ganze ist bei Lehreroffice sehr einfach und benötigt nicht viel Zeit. Und ein paar Stunden Ausfall wären bei diesem Szenario ja auch verkraftbar.

Ausblick

Gemäss meinen Abklärungen bezahlt der Kanton die Lehreroffice Lizenzen bis Ende 2025. Dies bedeutet, dass man bis dahin Lehreroffice problemlos, wie oben beschrieben, lokal betreiben kann.

Dank der grosszügigen Lizenzbedingungen von Lehreroffice kann man es aber auch über dieses Datum hinweg gratis nutzen, man darf nur keine Updates mehr installieren.

Um das zu erreichen, muss man einfach den folgenden Eintrag der LehrerOffice.ini Datei hinzufügen:

[update]
allowed=0

Dank dieser Lösung können wir unseren Lehrpersonen während den nächsten Jahren also weiterhin die Möglichkeit geben, auf alte Jahre zuzugreifen.