Outlook kennt 3 Möglichkeiten, wie ein Mail formatiert werden kann: “Nur Text”, “Rich Text”, “HTML”.

“Rich Text” ist ein proprietäres Format von Microsoft. Wenn ein Mail mit diesem Format verschickt wird, kommt technisch TNEF (Transport Neutral Encapsulation Format) zum Einsatz.

Einige Mailclients wie das Mailprogramm von Apple können aber mit dem TNEF Protokoll versendete Mails nicht lesen und bekommen ein Mail mit einem Winmail.dat Anhang, den sie ohne zusätzliche Programme oder Onlinedienste nicht öffnen können.

Obwohl es zu Problemen mit TNEF auf Empfängerseite kommen kann, sollte man es nicht ganz deaktivieren, da TNEF für Zusatzfunktionen wie Besprechungseinladungen, Abstimmungsschaltflächen oder Mailformulare verwendet wird.

Für Mails an externe Empfänger, die keine solchen Zusatzfunktionen verwenden, sollte man also nie das “Rich-Text” Format verwenden, sondern immer nur “Nur Text” oder “HTML”. Dies erreicht man, indem man bei der Registerkarte “TEXT FORMATIEREN” überprüft, was ausgewählt ist.

Standardmässig sollte hier ausgewählt sein, was man unter “Datei” –> “Optionen” –> “E-Mail” eingestellt hat.

Nun kann aber auch noch jede Mailadresse separate Einstellungen aufweisen. Dies kann man überprüfen, indem man z.B. in Outlook 2013 einen Rechtsklick auf die Mailadresse macht und “Outlook-Eigenschaften öffnen” auswählt. Wenn dort “Outlook wählt das optimale Sendeformat” ausgewählt ist, kann man hier auch “Als Nur-Text senden” erzwingen.

Diese Hintergrundinformationen interessieren die meisten Benutzer aber nicht und werden von vielen auch nicht verstanden. Für die Benutzer sollte das Mailsystem einfach funktionieren. Daher kann es sinnvoll sein, als Administrator für einzelne Empfänger oder ganze Domänennamen den Versand mit TNEF zu deaktivieren, wenn z.B. die Empfänger mit Apple Mail arbeiten und die oben erwähnten zusätzlichen Funktionen gar nicht nutzen können.

Um eine ganze Domäne zu konfigurieren, muss man sich zuerst mit Exchange Online über Powershell verbinden. Danach kann man eine neue Remotedomain erstellen, die man in einem weiteren Schritt konfiguriert:

New-RemoteDomain –Name Beispielschule –DomainName beispielschule.ch

Set-RemoteDomain –Identity Beispielschule -TNEFEnabled $false

In diesem Technet-Artikel ist zusätzlich noch beschrieben, wie man die Einstellung für einen einzelnen Kontakt ändert.

Komisch ist, dass wir auch einen Empfänger hatten, der mit Outlook und einem lokalen Exchangeserver einen Winmail.dat Anhang erhalten hat. Darüber habe ich im Internet aber nichts gefunden und kann es mir auch nicht wirklich erklären. Vielleicht ist da bei der lokalen Installation des Exchangeservers etwas eingestellt, das dieses Problem verursacht. Ich bin dem aber nicht weiter nachgegangen, sondern habe auch in diesem Fall einfach die Remotedomäne für TNEF deaktiviert.