Schülerinnen und Schüler, aber auch alle Mitarbeiter der Schule, dürfen Office 365 auch auf ihren privaten Geräten installieren. Dazu meldet man sich bei https://portal.office.com an und wählt „Office installieren“

Wie bei anderen Programmen muss man die heruntergeladene Installationsdatei öffnen – entweder direkt wie im Bild unten oder aus dem Downloads Ordner.

Wenn man nun ein Office Programm wie Word zum ersten Mal startet, muss man sich mit Mailadresse und Passwort anmelden. Als letzter Schritt wir das Fenster unten angezeigt. Standardmässig ist das Häklein bei „Verwaltung meines Geräts durch meine Organisation zulassen“ gesetzt.

Die Idee, die Microsoft meiner Meinung nach mit diesem Standardverhalten verfolgt, sind BYOD Szenarien. Wenn Mitarbeiter Firmendokumente mit ihren privaten Geräten bearbeiten, kann so mit „Windows Information Protection“ sichergestellt werden, dass diese nur auf Geräten geöffnet werden können, die bestimmte Kriterien erfüllen oder auch, dass die Dokumente nur verschlüsselt gespeichert werden können. Dazu müssen die Geräte dieser Mitarbeiter verwaltet werden können. Dies trifft bei der Schule nicht in gleichem Masse zu. Dokumente unserer Schülerinnen und Schüler müssen nicht gegen wirtschaftliche Konkurrenz geschützt werden, im Gegenteil, diese Arbeiten „gehören“ den Schülerinnen und Schülern in gewisser Weise.

Da die Schule die privaten Geräte nicht verwalten muss oder will, kann man das Häklein gut entfernen. Viele lesen das aber gar nicht, sondern drücken einfach auf OK…

Austritt aus der Schule

Wenn der Schulaccount gelöscht wird, weil eine Schülerin oder ein Schüler wegzieht oder Ende der 3. Oberstufe regulär die Schule verlässt, wird der Account gelöscht. Damit erlischt auch das Recht Office 365 gratis zu Hause einzusetzen.

Wenn man ein Office Programm das nächste Mal startet, erhält man eine Meldung wegen einem Kontofehler. Nach einer gewissen Zeit, kann man das Programm nur noch als „Viewer“ benutzen, kann also z.B. Worddokumente anzeigen, aber keine Änderungen oder neue Dokumente speichern. Im Bild unten sieht man die Möglichkeit, sich abzumelden, oder sich mit einem anderen Konto wieder anzumelden. Ein anderes Konto kann von der nächsten Schule sein, die auch die Möglichkeit bietet, dass man Office 365 gratis zu Hause einsetzt oder man verwendet ein privat gekauftes Office 365.

Hier noch die Meldung, die nach einer gewissen Zeit angezeigt wird oder wenn man sich manuell abmeldet.

Wenn man wie weiter oben beschrieben das Häklein bei „Verwaltung meines Geräts durch meine Organisation zulassen“ gesetzt hat, bleibt der Computer weiterhin durch die Schule verwaltet, was längerfristig zu Problemen führen kann und wahrscheinlich gar nie gewünscht war. Im Bild unten sieht man einige der entsprechenden Meldungen.

Man kann den Computer aber sehr einfach von der Schulverwaltung trennen, indem man die Einstellungen öffnet, dort „Konten“ -> „Auf Arbeits- oder Schulkonto zugreifen“ -> „Geschäfts- oder Schulkonto“ auswählt und auf „Trennen“ klickt.

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Für Administratoren

Als Administrator kann man ein Gerät auch aus der Verwaltung entfernen, indem man in Intune resp. MEMAC das Gerät auswählt und auf „Retire“ klickt.

Gemäss diesem Blogpost kann man verhindern, dass private Geräte überhaupt zum Netzwerk hinzugefügt werden können. Wenn aber jemand das Häklein bei „Verwaltung meines Geräts durch meine Organisation zulassen“ nicht entfernt, erhält er dafür eine Fehlermeldung. Ob das die bessere Lösung (für diejenigen, die nicht lesen) ist, muss man selber entscheiden.