Freigegebene Dateien werden in OneDrive nicht angezeigt

OneDrive ist ein persönlicher Speicherplatz in unserem Office 365 Abonnement für die Schule. Weitere Informationen zu OneDrive finden sich hier. In OneDrive lassen sich auch Dokumente oder Ordner für andere freigeben (vgl. Anleitung “Dokumente freigeben”). Nun kommt es bei uns aber vor, dass diese freigegebenen Dokumente nicht unter “Mit mir geteilt” angezeigt werden.

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In diesem Forumsbeitrag wird erklärt, dass freigegebene Dokumente erst nach einem Suchdurchlauf (crawl) in “Mit mir geteilt” angezeigt werden. Wann so ein Suchdurchlauf durchgeführt wird kann man nicht ganz genau sagen, meist nach 6 oder maximal 24 Stunden:

Also, it’s good to know that the crawl should happen w/in six hours, usually w/in 24-hours, but the actual timing of the crawl cannot be determined. 

Im gleichen Artikel wird beschrieben, dass es auch schon mal 4 Tage gedauert hat:

However, it took about four days to show up there….

Erschwerend kommt noch hinzu, dass neu eine gewünschte Funktion umgesetzt wurde. Man kann neu in “Mit mir geteilt” Dokumente und Ordner ausblenden. Wenn nun eine Benutzerin oder ein Benutzer meldet, dass bestimmte Dokumente bei ihr oder ihm nicht unter “Mit mir geteilt” angezeigt werden, kann es neu auch daran liegen, dass er oder sie sie entfernt hat.

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Workaround 1
Beim Teilen wird ein Link generiert. Dieser funktioniert in dem beschriebenen Fall immer. Wenn es sich um viele freigegebene Ordner oder Dateien handelt ist das natürlich unpraktisch.

Workaround 2
Wenn eine Person etwas mit mir teilt und dies bei mir nicht in “Mit mir geteilt” angezeigt wird, kann ich im Suchfeld einfach den Namen der Person eingeben. So sollte ich auch auf Dokumente kommen, die in “Mit mir geteilt” noch nicht angezeigt werden.

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Workaround 3
In Delve kann man nach Personen suchen und sich dann den Teil von deren OneDrive anzeigen lassen, für den man eine Freigabeberechtigung hat.

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Workaround 4
In diesem Beitrag wird beschrieben, wie die Person, die die Dokumente teilt, eine Neu-Indizierung durchführen kann. Da wird auch empfohlen, zur Sicherheit noch die Berechtigung zu entfernen und erneut zu erteilen, was eigentlich nicht nötig sein sollte.

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Man klickt dazu also in OneDrive auf das Zahnrad und wählt “Websiteeinstellungen”.

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Hier wählt man dann “Suche und Offlineverfügbarkeit”.

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Nun lässt sich die Site neu indizieren.

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Workaround 5
Gemäss diesem Eintrag kann es daran liegen, dass Freigaben für Gruppen nicht in “mit mir geteilt” angezeigt werden. Man kann die Gruppe entfernen und durch die Mitglieder ersetzen. Dies geht sehr einfach, wenn man z.B. ein Mail in Outlook an die Gruppe beginnt und die Gruppe durch einen Klick auf das Plus vor der Gruppe durch deren Mitglieder ersetzt. Diese kann man dann kopieren und bei “Personen einladen” wieder einfügen.

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Nachtrag
Bei unserem Problem hat sich gezeigt, dass das Problem beim Freigeben für eine ganze Gruppe entstand (vgl. Workaround 5). Ich wollte dann eine Anfrage erstellen, damit dies in Zukunft auch funktioniert. Dabei bin ich dann auf einen bereits vorhandenen Vorschlag gestossen. Microsoft empfiehlt, das nicht über OneDrive einer einzelnen Person zu lösen, sondern eine Gruppe erstellen und dann das OneDrive der Gruppe zu verwenden.

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2 Gedanken zu „Freigegebene Dateien werden in OneDrive nicht angezeigt

  1. Dario Züger

    Leider werden auch die Freigabelinks zu Dokumente auf der Seite „Mit mir geteilt“ nicht angezeigt. Es funktioniert in der Tat nur mit Einladungen an Benutzer.
    Seit gut einem halben Jahr beobachten wir, dass alle 5 Minuten ein Crawl durchgeführt wird. Es kommt jedoch vor, dass es plötzlich doch bis zu 6 Stunden dauern kann.

    Antwort
    1. ictschule Autor

      Vielen Dank für die Antwort. In unserem Fall konnte das Problem behoben werden, indem der Ordner für die einzelnen Personen statt für die Gruppe freigegeben wurde.

      Antwort

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