OneDrive ist ein Dateispeicher in der sogenannten Cloud, also im Internet. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, zu den Daten in OneDrive zu kommen, resp. sie dort abzulegen. So kann man z.B. mit jedem Gerät, das einen Browser besitzt, darauf zugreifen. Für Smartphones und Tablets mit Android oder iOS gibt es eine App. Eine App steht auch für Windows 10 als sogenannte UWP App zur Verfügung, die sowohl auf Smartphones, Tablets, Desktops und der XBOX läuft. Und dann gibt es für die Desktopsysteme macOS und Windows einen sogenannten Sync-Client. Um diesen geht es in diesem Beitrag.

Sync oder Nicht-Sync
Der Sync-Client unterscheidet sich grundlegend von den anderen Möglichkeiten. Wenn man mit dem Browser oder der App eine Datei in OneDrive öffnet, wird nur diese Datei heruntergeladen und beim Speichern wird nur diese Datei wieder hochgeladen. Im Gegensatz dazu synchronisiert der Sync-Client ganze Ordner. Dies bringt ein paar Vor- aber auch Nachteile:

Vorteile

• Die Dateien sind auch verfügbar, wenn man mal nicht mit dem Internet verbunden ist, weil man z.B. unterwegs ist.
• Grössere Dateien öffnen sich schneller, da sie nur lokal geöffnet werden und nicht gewartet werden muss, bis sie heruntergeladen sind.
• Dateioperationen wie z.B. Umbenennen, mehrere Dateien kopieren oder in Ordner zu verschieben, gestaltet sich sehr einfach, schnell und vor allem gleich wie beim Arbeiten mit lokalen Dokumenten und Ordnern auf dem Computer.

Nachteile

• Die synchronisierten Dateien belegen auch Platz auf der lokalen Festplatte. OneDrive bietet uns 1 TB an Speicherplatz an. Dies ist weit mehr, als der Speicherplatz der in unseren PC’s verbauten Festplatten. Wenn ein PC von mehreren Lehrpersonen (oder Schüler/-innen) benutzt wird, verschärft sich das Platzproblem zusätzlich.
• Bei der Synchronisation werden die Dateien im Hintergrund ins resp. vom Internet geladen, belasten also unsere Internetleitung. Wenn eine Lehrperson viele Dateien auf einmal synchronisiert oder zwischen PC’s wechselt und jedes Mal wieder alles synchronisieren lässt, wird das zum Problem, da wir den Internetzugang mit vielen Geräten teilen.
• Wenn man ein Dokument bearbeitet, arbeitet man immer mit einer “Kopie” des Originals auf OneDrive. Diese beiden “Versionen” werden zwar im Hintergrund synchronisiert. Wenn man sich aber bei einem Computer abmeldet, bevor die Synchronisierung abgeschlossen ist, wird man auf dem nächsten Computer nicht die neueste Version erhalten.

Viele der Nachteile, sind nicht mehr so tragisch, seit man bei der Synchronisierung auswählen kann, welche Dokumente, resp. Ordner synchronisiert werden (wird weiter unten beschrieben). Dies funktioniert aber nur, wenn der Benutzer resp. die Benutzerin Erklärungen wie diese liest und sich an die Empfehlungen hält.

Konto einrichten
Um OneDrive einzurichten, öffnet man den Explorer und wählt OneDrive.

Alternativ dazu kann man auch unten rechts in der Taskleiste auf “Ausgeblendete Symbole einblenden” und anschliessend auf das graue Wolkensymbol klicken.

Auf der nächsten Seite muss man noch das Passwort und Mailadresse eingeben.

In diesem Fenster könnte man den Speicherort der synchronisierten Daten ändern, was bei uns aber nicht sinnvoll ist.

In diesem Fenster kann man auswählen, welche Dateien synchronisiert werden sollen.

Wenn man auf “Meinen OneDrive- Schule Altstätten-Ordner öffnen” klickt, öffnet sich der Explorer und eine Webseite “Erste Schritte mit OneDrive”. Im Explorer sieht man, dass ein neuer “Knoten” “OneDrive-Schule Altstätten” angezeigt wird, mit dem man, wie von anderen Ordnern gewohnt, arbeiten kann.

Konto verwalten
Sobald das OneDrive Konto eingerichtet ist, wechselt das Cloudsymbol von grau zu blau. Wenn man auf das Symbol klickt, erhält man ein kleines Infofenster, das einem den Status der Synchronisierung anzeigt und einen Link zu den synchronisierten Dateien anbietet.

Durch einen Rechtsklick auf das Cloudsymbol kommt man zu weiteren Möglichkeiten.

So sieht man z.B. unter “Einstellungen”, wie viel Speicherplatz man belegt und über “Ordner auswählen” kann man ändern, welche Ordner synchronisiert werden sollen.

Bedienung
Nach der Ersteinrichtung erscheint im Explorer ein Knoten “OneDrive – Schule Altstätten”. Die grünen Häklein zeigen an, dass die Ordner resp. Dateien synchronisiert sind. Ansonsten gestaltet sich die Bedienung gleich wie bei allen anderen Ordnern am Computer: neue Ordner erstellen, kopieren, verschieben, löschen, ….

Damit man die Internetleitung und den lokalen Festplattenplatz nicht zu stark belastet, kann man jederzeit wie weiter oben beschrieben, Ordner aus der Synchronisation ausnehmen.

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